Legal · Colombia

Política de Tratamiento de Datos Personales

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia. La versión en español es la versión oficial y prevalece para el tratamiento de datos personales bajo esta política.

Última actualización: 12 de agosto de 2026 · Entrada en vigencia: 12 de agosto de 2026 · Revisión anual programada: agosto de 2027

1. Identificación del Responsable del tratamiento Decreto 1377, art. 13(1)

AI4N TECNOLOGÍA S.A.S. («AI4N» o «nosotros»), sociedad por acciones simplificada constituida en Colombia, NIT 902083532-4, Matrícula 236107 de la Cámara de Comercio de Montería, con domicilio en Ayapel, Córdoba, Colombia.

• Sitio: https://ai4n.org
• Contacto para protección de datos: [email protected] · también [email protected]
• Persona / área de atención de peticiones: Paul Amador (operación de AI4N), con respaldo de la representante legal de la SAS cuando corresponda.

Respecto de los datos de contacto que usted envía por el formulario o correo del sitio corporativo cuando el caso es de Colombia, Latinoamérica, comunicación en español, o trabajo de producto de AI4N en Colombia, AI4N TECNOLOGÍA S.A.S. es el Responsable del tratamiento y decide las finalidades del apartado 3.

AI4N también es operada en Estados Unidos por AI for Nonprofits LLC (Florida). Cuando la solicitud es claramente de Estados Unidos o de no fines de lucro en EE. UU., esa LLC puede actuar como controlador principal; la política en inglés lo detalla. Si el caso es mixto o no está claro, para efectos de esta política tratamos a la SAS como Responsable principal del registro del formulario y podemos compartir operativamente con la LLC para que Paul responda.

2. Datos personales que recolectamos principio de finalidad · Ley 1581, art. 4(b)

A través del formulario de invitación / contacto recolectamos:

• Intención del contacto (organización interesada, referencia, u otro).
• Nombre.
• Vertical de interés, si aplica (colegio, gimnasio, oro / materias primas, organización sin fines de lucro, otro).
• Correo electrónico.
• Mensaje libre (opcional).
• Nombre de quien lo refirió (opcional).
• Fecha y hora del envío y datos técnicos mínimos del procesamiento. Hay un campo oculto anti-bots; las personas no deben llenarlo.

Si nos escribe por correo, recolectamos lo que usted envíe en ese mensaje.

No recolectamos datos sensibles ni datos de menores a través de este formulario. La información operativa de un negocio (caja, miembros, clientes, oro, familias de colegio, etc.) no se recolecta en este sitio corporativo; se rige por los contratos y avisos del producto correspondiente.

Además, usamos herramientas de analítica del sitio (ver apartado 9) que pueden tratar datos de navegación (páginas vistas, clics, profundidad de desplazamiento, tipo aproximado de dispositivo, parámetros de campaña o referencia). Microsoft Clarity puede registrar sesiones enmascarando por defecto el texto de los campos del formulario.

3. Finalidad del tratamiento Decreto 1377, art. 13(2)

Tratamos estos datos únicamente para:

• Evaluar su solicitud de invitación fundadora, referencia u otra consulta sobre AI4N.
• Comunicarnos con usted sobre esa solicitud y los siguientes pasos.
• Llevar un registro razonable de la conversación comercial o de referencia.
• Operar, asegurar y mejorar el sitio y el proceso de invitación (incluida la analítica descrita).
• Atender consultas, reclamos y derechos del titular.

No vendemos sus datos personales ni los usamos para finalidades distintas sin una base legal adecuada.

4. Autorización Ley 1581, art. 9 · Decreto 1377, arts. 7–8

La autorización del titular es previa, expresa e informada: junto al formulario se informa el tratamiento y se enlaza esta Política (y la Privacy Policy en inglés), y el titular la otorga al enviar voluntariamente sus datos. Como prueba de la autorización (Decreto 1377, art. 8) conservamos el registro de la solicitud enviada (incluida la fecha y hora) durante el período del apartado 8.

5. Derechos del titular Ley 1581, art. 8

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando proceda.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

6. Procedimiento y plazos para consultas y reclamos Ley 1581, arts. 14–15 · Decreto 1377, art. 13(5)

Canal: [email protected] · [email protected]. Persona/área responsable de las peticiones: Paul Amador.

• Consultas: máximo diez (10) días hábiles; si no es posible, se informa y se atiende en máximo cinco (5) días hábiles adicionales (art. 14).
• Reclamos: máximo quince (15) días hábiles; si no es posible, se informa y se resuelve en máximo ocho (8) días hábiles adicionales; un reclamo incompleto se marca «en trámite» en ≤2 días hábiles (art. 15).

7. Seguridad de la información Ley 1581, art. 4(g) y art. 17

Aplicamos medidas razonables, técnicas y organizativas, para proteger los datos contra acceso, uso, alteración o divulgación no autorizados. El formulario se transmite por conexión cifrada (HTTPS). El acceso a las solicitudes se limita a quienes evalúan y responden. Ninguna medida garantiza seguridad absoluta.

8. Almacenamiento y conservación finalidad · Ley 1581, art. 4(b)/(d)

Conservamos los datos de la solicitud mientras evaluamos o conversamos con usted, y por hasta doce (12) meses después del último contacto relevante; cumplido ese plazo, o antes si el titular solicita la supresión cuando proceda, los eliminamos o anonimizamos, salvo deber legal o disputa activa.

Los agregados de analítica se conservan según la configuración de cada proveedor y la necesidad de mejorar el sitio; no sustituyen su registro de formulario.

9. Encargados y transferencias internacionales Ley 1581, art. 26 · Decreto 1377, art. 25

Para prestar el servicio, los datos pueden ser tratados por encargados y alojados fuera de Colombia:

• Cloudflare, Inc. (EE. UU. / red global): alojamiento del sitio (Cloudflare Pages), CDN, seguridad y, cuando aplique, almacenamiento del pipeline del formulario (Workers / D1). Bajo el DPA de Cloudflare.
• Microsoft (Clarity): analítica de sesión (mapas de calor, reproducción de sesión con enmascaramiento de texto de formularios por defecto) para mejorar la experiencia del sitio. No vendemos esos datos.
• Google LLC · Google Workspace (EE. UU.): correo y documentos para recibir y responder las solicitudes (cuentas del dominio AI4N). Bajo el DPA de Google Workspace.

Como estos encargados se encuentran en Estados Unidos, los datos del formulario y de analítica pueden transferirse fuera de Colombia. Esta transferencia se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular (apartado 4), conforme a la Ley 1581 de 2012, artículo 26. Solo enviamos los datos a los encargados indicados, por contrato escrito y únicamente para las finalidades del apartado 3.

Adicionalmente, la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante la Circular Externa 005 de 2017, ha reconocido a Estados Unidos dentro de los países con un nivel adecuado de protección de datos personales, de modo que la transferencia se dirige a una jurisdicción declarada adecuada por la autoridad colombiana (en la medida en que esa lista siga vigente).

Esta política no afirma que AI4N esté sujeta al RGPD como Responsable; describe la cadena de tratamiento con exactitud para este sitio.

10. Vigencia Decreto 1377, art. 13(6)

Esta política entra en vigor el 12 de agosto de 2026, fecha de su publicación en ai4n.org. Las bases de datos estarán vigentes mientras subsista la finalidad del tratamiento.

11. Páginas relacionadas

Última actualización: 12 de agosto de 2026 · Entrada en vigencia: 12 de agosto de 2026 · Revisión anual programada: agosto de 2027